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Donnerstag, 21. Juli 2016

Mit Enterprise-Portal-Software zum Arbeitsplatz der Zukunft

Wie die richtige Technologie die Performance steigert

Die Digitalisierung strebt voran und eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten ihre Produktivität zu steigern. Digitale Technologien nehmen eine Hauptrolle am Arbeitsplatz der Zukunft ein. Es gilt, die Herrschaft über eine wachsende Zahl von Informationen zu behalten, diese aufzubereiten und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Der Digital Workplace mit Intrexx bedeutet ein Höchstmaß an Flexibilität, Mobilität und Vernetzung: Die Mitarbeiter werden optimal bei der Arbeit unterstützt und verfügen immer über die benötigten Informationen und Prozesse – zu jeder Zeit an jedem Ort.
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Dienstag, 15. Dezember 2015

GoBD - Die neue digitale Aufbewahrungspflicht. Eine einfache Erklärung

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014. Mit den GOBDs ist der Gesetzgeber in der Realität der modernen Geschäftswelt angekommen. Denn der elektronische Austausch von Unterlagen, das papierlose Führen von Buchhaltungsaufzeichnungen sowie die Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle inklusive der Verantwortlichkeiten sind längst Gang und Gäbe – oder sollten es zumindest sein. Bereits seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
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Die wichtigsten Punkte im Überblick:
Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners
Nur ausnahmsweise darf in branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners verzichtet werden.
Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die Handelsbilanz andererseits, ist nicht zulässig. Man darf also nicht „einmal für die Steuern und einmal für die Betriebswirtschaft“ aufzeichnen.
Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen
Es muss sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Wird z.B. die Lesbarmachung von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen (auch von Rechnungen) durch Zusammenführung der Stammdaten von Kunden bzw. Lieferanten und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze geschaffen, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt historisiert sein, d.h. mit der letzten aktuellen Stammdatenfassung darf nicht wahlweise auf einzelne Vorjahre zurückgegriffen werden.
Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren
Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.
Keine Buchung ohne Beleg
Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bezüglich des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird sehr detailliert festgeschrieben.
Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers
Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat.
Datensicherheit
Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.
Aufbewahrung der elektronischen Daten
Die nach den GoB erforderlichen Daten können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.
Datenzugriff des Finanzamts
In welcher Form die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich gänzlich (Z1, Z2 und Z3 kumulativ) im freien Ermessen des Finanzamts. Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten, d.h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.
Zertifikat und Testat eines DV-Systems
Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer) bezüglich der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

Quelle: IT-Teamworker Blog

Montag, 7. Dezember 2015

ALL-IP – Das Leben nach ISDN

„Sprache, Daten, Video - einzig über das Internet-Protokoll". Die Deutsche Telekom wird bis Ende 2018 schrittweise alle Analog- und ISDN-Anschlüsse aus dem heutigen Festnetz auf die neuen ALL-IP Anschlüsse umstellen und das ISDN-Netz nach über 25 Jahren vollständig abschalten.
Das bedeutet, sämtliche Dienste wie Internet-, Email- und Fax-Daten, aber auch die Telefonie werden dann einzig über das Internet-Protokoll übertragen. Eine Vielzahl etablierter, auf ISDN-Basis entwickelter Dienste muss den Weg in die dann einzig existierende „ALL-IP Welt" finden.

Warum wird auf ALL-IP umgestellt
Durch die Einführung von ALL-IP vereinfacht sich die Kommunikation - durch eine übersichtlichere Netz-Infrastruktur - erheblich, da alle Informationsarten über ein gemeinsames Protokoll übermittelt werden. Statt mehreren eigenständigen Netzen, wird die gesamte Sprach- und Datenkommunikation also über dasselbe Netz betrieben. Folglich sinkt auch die Anzahl der zu betreibenden Netzwerkkomponenten. Mit der neuen IP-Technik reagiert die Deutsche Telekom zudem auf den stetig ansteigenden Bedarf an hohen Bandbreiten von über 100 MBit/s , die sich ausschließlich über IP-Anschlüsse realisieren lassen.

Was bedeutet ALL-IP eigentlich und wo liegt der Vorteil?
Vereinfacht versteht man unter dem Begriff ALL-IP, dass sämtliche Kommunikationsdienste, also Sprache, Daten und Video über ein einheitliches Protokoll übertragen werden – über IP, das Internet Protokoll. Die ehemals Punkt-zu-Punkt betriebene Kommunikation, wird durch die paketorientierte Datenkommunikation des Internet ersetzt.
Dadurch ergeben sich weitreichende Vorteile, denn zuvor getrennte Anwendungen können nun problemlos miteinander kombiniert und verknüpft werden. Das bietet enorme Vorteile in Sachen Flexibilität.
Festnetzgespräche sind nun nicht mehr ausschließlich mit dem klassischen Telefon auf Ihrem Schreibtisch möglich, sondern können jederzeit und überall auch über das Mobiltelefon geführt werden. Warenwirtschafts- oder CRM-Systeme können mit der Telefonanlage verbunden und in Echtzeit gepflegt werden oder Kassensysteme können unmittelbar eine Bestellung auslösen.
Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und können insbesondere Prozesse und Arbeitsabläufe deutlich optimieren und reichern die Möglichkeiten der Kommunikation erheblich an.

Welche Vorteile bringt die IP Telefonie?
Die Umstellung auf die ALL-IP-Technik bringt zahlreiche Vorteile mit und erleichtert die tägliche Arbeit teils erheblich. So lassen sich etwa persönliche Einstellungen, wie tageszeitabhängige Rufumleitungen, Konfiguration der Sprachbox oder Rufnummernsperren über den Internetbrowser vom Anwender konfigurieren oder aber auch Parallelrufe auf Tisch- und Mobiltelefon mit ein paar wenigen Mausklicks realisieren.
Festnetztelefonate können ohne Probleme auf Mobiltelefone geleitet werden. Der PC oder Laptop wird zusammen mit dem Telefon zu einer vereinheitlichten Kommunikationslösung und bietet zahlreiche Möglichkeiten die bewährten Arbeitsabläufe ein Stück weiter zu optimieren.
So können beispielsweise die vorhandenen Kundeninformationen aus dem Warenwirtschaftssystem direkt und automatisch – bereits während das Telefon klingelt – am Arbeitsplatz angezeigt werden.
Die im Unternehmensnetzwerk durchgängig über IP verknüpften Unternehmensdaten (Kunden, Lieferanten, Aufträge, Rechnungen, etc.) ermöglichen bereits für kleine Unternehmen große Wertschöpfungspotentiale, beispielsweise schnellere Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Rechnungslegung und Disposition der Ware. 

Vorteile von ALL-IP für KMU
Durch die vereinfachte Übermittlung von Daten, Sprache und Videos über eine Netz-Infrastruktur profitieren KMU bei ALL-IP von einer flexiblen und komfortablen Unternehmenskommunikation mit geringeren Kosten und erweiterten Funktionen.
Da weniger einzeln zu betreibende Netzwerkkomponenten als bei dem heutigen Festnetz benötigt werden, ist die Kommunikation über den IP-Anschluss anwenderfreundlich, unterstützt effiziente Arbeitsabläufe und bindet auch Homeoffice-Arbeitsplätze besser in das Unternehmensnetzwerk ein.

Quelle: IT-Teamworker Blog