Auch der Vertrieb muss in schwierigen Zeiten sparen, denn er bringt nicht nur den Umsatz, sondern kostet auch Geld. Allerdings sollte man sinnvoll sparen und Kosten nachhaltig und mit möglichst geringen negativen Wirkungen auf die Umsätze reduzieren.
Mehr Umsatz, weniger Fixkosten
Der wichtigste Kostenfaktor im Vertrieb sind die Gehälter der Innen- und Außendienstmitarbeiter. Flexible leistungs- oder umsatzbezogene Lohnanteile reduzieren in schlechten Verkaufsphasen zeitweilig die Kostenlast. Entlohnungssysteme umzustellen, zieht jedoch einen hohen Diskussionsbedarf nach sich. Zudem gibt es Grenzen für variable Gehaltsstrukturen. Alternativ können freie Handelsvertreter den Vertrieb ergänzen. Da sie selbstständig auf Provisionsbasis arbeiten, tragen Sie zu einer Flexibilisierung der Vertriebskosten bei.
Prioritäten setzen
Die Konzentration auf Verkaufschancen mit höchster Erfolgswahrscheinlichkeit senkt zwar nicht die Gesamtkosten, kann aber die durchschnittlichen Kosten pro Abschluss verändern. Voraussetzung hierfür sind eine detaillierte Analyse und Klassifizierung der verschiedenen Kunden.Webshop als weitere Einsparmöglichkeit
Weitere Einsparungen lassen sich durch moderne Unternehmenslösungen erreichen: Self-Service-Einrichtungen wie etwa Webshops erlauben die Auslagerung der Auftragserfassung auf den Kunden. Dadurch sinkt die Belastung des Vertriebsinnendienstes.Unnötige Kommunikation vermeiden
Unnötiger Aufwand entsteht, wenn Ihr Kunde Ihre Mitteilungen nicht versteht und zurück fragen muss. Prüfen Sie, ob alle Formulierungen in Ihren Rechnungen, Mahnungen, auf der Webseite und in den Textbausteinen der Angebote wirklich verständlich sind. Jede ungenaue Formulierung provoziert Rückfragen und belastet die Kapazität Ihrer Mitarbeiter, die Sie woanders besser einsetzen können.Leistungen berechnen und nicht verschenken
In umkämpften Märkten sind kostenlose Zugaben und Zusatzleistungen für die Kunden eher die Regel denn die Ausnahme. Natürlich kann das Sinn machen, wenn man damit die Kundenbeziehung stabilisieren kann. Aber in vielen Fällen werden solche kostenintensiven Geschenke ohne großes Nachdenken vergeben.Damit nicht sinnlos Geld verschleudert wird, sollten Sie die Vergabe von Incentives, das Einräumen von Rabatten und Nachlässen strengstens reglementieren. Organisieren Sie eine Prüfinstanz, die bei der Abrechnung kontrolliert, ob dem Kunden auch alle Leistungen berechnet wurden. Ist dies nicht der Fall, muss die Instanz beim Mitarbeiter, der für die Zugabe verantwortlich war, nachhaken und dafür sorgen, dass so etwas nicht mehr vorkommt.
Standards verringern den Aufwand
Aufgrund individueller Wünsche der Kunden sind viele Verträge mit Zusatzvereinbarungen versehen. Doch damit fängt man sich ein hohes Kostenrisiko ein. Schon die (juristische) Prüfung der Klauseln kostet Zeit und Geld; auch müssen die Beteiligten der Auftragsabwicklung auf immer wieder neue Formulierungen und Sachverhalte reagieren. Zuletzt sind Inhalte von Zusatzklauseln selten durch Erfahrungswerte abgesichert - am Ende hat man dem Kunden etwas versprochen, was man nicht halten kann. Diese Nachteile können Sie ausschalten, indem Sie ausschließlich mit Standardverträgen arbeiten. So vermeiden Sie, dass beim Kunden Missverständnisse entstehen - und in Ihrer Kalkulation Fehler passieren.Vorschlagswesen einführen
Kundenbetreuer kennen die Probleme und Bedürfnisse der Kunden am besten, können aber durch Kommunikationsbarrieren im Unternehmen dieses Wissen oft nicht weitergeben. Durch ein betriebliches Vorschlagwesen werden alle Vorschläge zentral gesammelt, geprüft und bei Eignung umgesetzt. Sie können die Generierung von Vorschlägen als Teilaufgabe Ihrer Mitarbeiter definieren. In diesem Fall fordern Sie von jedem einen regelmäßigen Vorschlag. Wenn Sie weniger auf Zwang und mehr auf Motivation setzen wollen, können Sie die Kreativität Ihrer Mitarbeiter mit Prämien fördern (zum Beispiel mit einem Preis für den „Kosten-Sparvorschlag des Monats“).Verwaltungsaufgaben minimieren
Eine effiziente Kundenbetreuung beschäftigt sich so wenig wie möglich mit Verwaltungsaufgaben und soviel wie möglich mit der Kundenbetreuung und der Neukundengewinnung. Prüfen Sie deshalb, wie Sie Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben entlasten können, zum Beispiel durch eine verbesserte Zusammenarbeit mit dem Innendienst oder dem Einsatz neuer Technologien.
Sechs Tipps für nachhaltige Kostensenkungen im Vertrieb
- Stellen Sie auf flexible, leistungsorientierte Entlohnungssysteme um.
- Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Kunden und Produkte.
- Nutzen Sie technische Rationalisierungsmöglichkeiten wie etwa Webshops.
- Kosten müssen real sinken. Buchhalterische Verschiebungen bringen nichts.
- Bei der Kostenreduzierung müssen Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden, ansonsten sind negative Wirkungen auf die Motivation zu befürchten.
- Setzen Sie die richtigen Signale und seien Sie selbst auch in kleinen Dingen (zum Beispiel Kopierpapier) sparsam. Damit sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Vermeidung unnötiger Kosten.
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