Vor allem zwei Faktoren treiben die Kosten im Einkauf: der Einkaufspreis und die Prozesskosten, die bei der Warenbeschaffung anfallen. In beiden Bereichen sind Kostensenkungen möglich.
Niedrigere
Beschaffungskosten lassen sich beispielsweise durch optimale
Rahmenverträge oder intensive Preisvergleiche erzielen. Ebenso kann
es helfen, Bedarfskontingente zu bündeln und zentral bei einem
Zulieferer zu bestellen. Auch der internationale Einkauf führt zu
sinkenden Kosten, birgt aber auch gewisse Risiken: Importe haben in der
Regel einen längeren Vorlauf. Wegen der hohen Transportkosten können
keine optimalen Bestellmengen platziert, geordert werden.
Auf die Kernprozesse konzentrieren
Bei der Senkung
der Prozesskosten spielt die ABC-Analyse eine große Rolle. Mit Ihrer
Hilfe lassen sich die Artikelstruktur durchleuchten und klassifizieren.
Oft zeigt sich, dass 20 Prozent der Waren für 80 Prozent der
Beschaffungskosten verantwortlich sind. Die ABC-Analyse hilft dem
Einkauf also, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Weitere Entlastungen sind möglich, wenn dass C-Teile-Management in
die Fachabteilungen verlagert wird. Auf diese Weise wird der Einkauf von aufwendigen Bestell- und Kontrollprozessen befreit.
Methoden der Kostensenkung im Einkauf: die ABC-Analyse
Die Kosten für
zugekaufte Materialien und Dienstleistungen bilden den größten
Kostenblock im Unternehmen. Grundsätzlich wird die Einkaufspolitik
bestimmt durch:
- Lieferzeiten,
- Qualität und
- Preise.
Die nächsten Fragen, die zu stellen sind:
- Was wird eingekauft?
- Welche Mengen werden eingekauft?
- Wo wird eingekauft?
Hier bietet sich eine ABC-Analyse
sowohl für die Einkaufsprodukte als auch für die Lieferanten an. Es
geht darum festzustellen, um welche Dinge man sich zuerst kümmern
sollte, also Prioritäten zu schaffen. Erfahrungen aus der Praxis haben
gezeigt, dass 10 % der Materialien etwa 80 % des Einkaufswertes abdecken
und auf der anderen Seite etwa 70 % der Materialien nur etwa 5 % des
Einkaufswertes repräsentieren.
Untersuchungen
haben gezeigt, dass in vielen Fällen mit 20 % der Produkte 80 % des
Umsatzes erwirtschaftet werden. Diese 80/20-Regel ist auch als
Pareto-Regel bekannt. Sie lässt sich auf viele Bereiche Ihres
Unternehmens anwenden, zum Beispiel im Marketing oder in der
Materialwirtschaft. Aus diesem Grund lässt sie sich als ein
übergeordnetes strategisches Instrument betrachten. Ziel der ABC-Analyse
ist es, das Augenmerk des Unternehmens stärker auf die wichtigen
Bereiche zu konzentrieren. Sie können Ihre Maßnahmen dann
zielgerichteter ansetzen.
Beachten Sie
jedoch, dass die ABC-Analyse nur ein Bild der aktuellen Ist-Situation
gibt. Es werden damit Istzahlen aufbereitet und dargestellt. Um daraus
Maßnahmen abzuleiten, müssen Sie überlegen, ob diese Zahlen so auch in
der Zukunft gelten (sollen).
Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie beispielsweise ermitteln:
- Welche Produkte und Leistungen sind für den Umsatz derzeit am wichtigsten?
- Welche Lieferanten sind für uns die wichtigsten?
- Welche Einkaufsteile haben die größte Bedeutung?
Überlegen Sie
und schreiben Sie auf: Welches sind Ihre umsatzstärksten
Einkaufsartikel? Werden diese auch in Zukunft in dem bisherigen Umfang
benötigt? Mit welchen Lieferanten befassen Sie sich am häufigsten? Mit
welchen Lieferanten arbeiten Sie am engsten zusammen?
Sie können die ABC-Analyse in vielfältigster Weise einsetzen, beispielsweise zur Analyse von:
- Lieferanten
- Artikeln
- Bestellvolumen
- Kunden
- Produkten
- Verkaufsgebieten
Für Lieferanten
und Artikel sollten Sie eine entsprechend sortierte Liste aus Ihrem
Warenwirtschaftssystem herausholen können. Mit Hilfe dieser Analyse
können Sie dann die Prioritäten Ihrer Einkaufspolitik festlegen.
Die ABC-Analyse
ist ein einfaches Instrument, um sich über die Ist-Situation in Ihrem
Unternehmen ein genaues Bild zu machen. Damit wird deutlich, in welchem
Verhältnis Aufwand und Ertrag in einzelnen Bereichen stehen.
Methoden der Kostensenkung im Einkauf: das C-Teile-Management
Die Verlagerung
der Disposition von C-Teilen in die jeweilige Fachabteilung führt zu
einer Senkung der Prozesskosten im Einkauf, in der Fachabteilung und den
zwischengeschalteten Stellen.
Mittlerweile
gibt es auch eine Reihe von Dienstleistungsanbietern, die die komplette
C-Teile-Versorgung extern gewährleisten. Sie übernehmen die komplette
Prozesskette für diesen Bereich des Einkaufs:
- Kataloge studieren
- Angebote einholen
- Verhandeln
- Bestellen
- Wareneingangsprüfung
- Lagerung
- Verteilung an die Verbraucher
- Rechnungsprüfung
Auf diese Art
und Weise reduzieren Sie die Prozesskosten erheblich. Ihre eigenen
Einkäufer gewinnen zusätzliche Ressourcen für die Beschaffung von A- und
B-Teilen und können aufgrund besserer Markt- und Produktkenntnis
bessere Preise und Konditionen realisieren. Der Einkäufer kann sich auf
seine Kernkompetenzen als Beschaffungsmarkt-Experte konzentrieren und
ist nicht mehr in der Hauptsache Bestellabwickler.
Die Vorteile bei Rahmenverträgen mit C-Teile Lieferanten sind:
- Die Überprüfung der Preise kann z.B. durch jährliche Ausschreibung erfolgen.
- Der Lieferant verpflichtet sich, die C-Artikel direkt an die bestellende Kostenstelle zu liefern.
- Anhand des ausgehandelten Kataloges kann die Fachabteilung die Bestellung selbst auslösen, selbstverständlich im Rahmen des vorgegebenen Budgets.
- Die Rechnungsprüfung kann direkt in der Buchhaltung erfolgen, wenn die Fachabteilung die Aufgabe übernimmt, den Lieferschein einzubuchen.
Tipps: Sparpotenziale schnell identifizieren und Prozesse optimieren
- Tipp 1: Vergleichen Sie mehrere Lieferanten mit geringerem Aufwand
- Tipp 2: Bündeln Sie Aufträge, ohne dabei in Abhängigkeit zu geraten
- Tipp 3: Nutzen Sie die internationalen Beschaffungsmärkte
- Tipp 4: Verlagern Sie den Einkauf von C-Teilen auf die Fachabteilungen
- Tipp 5: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Artikel
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