Elektronische Kataloge vereinfachen und beschleunigen die Bestellvorgänge. Zentrales Element des E-Procurement sind elektronische Kataloge. Die hohen Prozesskosten für die Beschaffung von C-Artikeln lassen gerade in diesem Bereich den Einsatz von Katalogen sinnvoll erscheinen.
Aber auch
standardisierbare A- und B-Artikel lassen sich mittlerweile mithilfe von
E-Procurement-Plattformen beschaffen. Dies betrifft z.B.
Zeichnungsteile oder auch Metalle und Bleche. Katalogsysteme bilden den
Beschaffungsprozess elektronisch ab (vgl. Tab. 1).
Die
Bedarfsidentifikation bzw. -entstehung wird in die Fachabteilung
verlagert. Der autorisierte Mitarbeiter wählt den Artikel aus dem
Katalog aus, legt ihn in den Warenkorb und löst nach Erfassung aller
benötigten Artikel die Bestellung aus. Mithilfe eines
Berechtigungssystems und einer Budgetkontrolle sowie der Vergabe der
Zugriffsrechte nur für bestimmte Materialgruppen lassen sich
Genehmigungsverfahren automatisieren und Prozesskosten senken.
Preise,
Konditionen und Lieferant sind im System hinterlegt und freigegeben. Die
Verhandlungen über das Gesamtpaket haben bereits vorher stattgefunden
und wurden in eine Rahmenvereinbarung "gegossen". Die klassische
Wareneingangsfunktion kann insofern entfallen, als dass mit dem
Lieferanten eine kostenstellengerechte Anlieferung vereinbart wird und
damit der Besteller die Wareneingangsprüfung vornimmt, den Wareneingang
im System eingibt und die Erstellung einer Eingangsrechnung oder einer
Ausgangsgutschrift auslöst. Die Rechnungsprüfung erfolgt systemintern
durch Abgleich der Liefer- und Bestelldaten.
Ist das
E-Procurement-System an das Buchhaltungsprogramm angebunden, erfolgt
eine automatische Zahlung nach Freigabe durch die Buchhaltung. Die
Belegarchivierung erfolgt ebenso automatisiert. Sie können
beispielsweise an den Regalen Sichthüllen mit vorgefertigten
Bestellfaxformularen anbringen, die jeweils bei Erreichen eines
Mindestbestandes direkt von den Lagermitarbeitern an den Lieferanten
gefaxt werden.
Die
C-Teile-Beschaffung lagern Sie somit in die Fachabteilungen aus und
gewinnen im Einkauf dadurch die Zeit, sich intensiv mit den A- und
B-Teilen zu befassen.
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