Die Verwaltungskosten sind ein ernst zu nehmender Kostenfaktor für jedes Unternehmen, egal ob klein oder groß. In diesem Bereich wird man sich stets bemühen, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Die monatlichen Buchführungskosten machen oft einen erheblichen Anteil dieser Kosten aus. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen müssen sich bemühen, diese Kosten zu senken.
Ist es sinnvoll, eine Buchhaltungssoftware anzuschaffen, um diese Kosten zu senken? Hat man mit den angebotenen Buchhaltungsprogrammen die Kosten besser im Griff? Ist jederzeit ersichtlich, welche Forderungen und Verbindlichkeiten offen sind? Kann man die Kosten einzelnen Kostenstellen zuordnen? Sollen Fakturierung und Lohnabrechnung integriert sein?
Welche Buchhaltungsprogramme können das leisten und welches Buchhaltungsprogramm ist für den individuellen Fall das Richtige.
Diese Fragen kann man nicht pauschal beantworten. Es ist abhängig vom jeweiligen Betrieb und vom Umfang der Buchhaltung. Gibt man die Buchhaltung zum Steuerberater und lässt sie dort buchen, erhält man einmal im Monat eine Auswertung. Theoretisch ist man mit einer eigenen Buchhaltungssoftware jederzeit in der Lage, den augenblicklichen Stand des Unternehmens im Blick zu haben. Das setzt aber auch voraus, das regelmäßig gebucht wird und keine nennenswerten Rückstände bestehen.
Dazu kommt auch die Frage ob mit der ins Auge gefassten Buchhaltungssoftware ein jeder gleich umgehen kann. Wie sicher ist das Buchhaltungsprogramm. Welche Vorkenntnisse muss der Bediener haben? Sind Fehler auszuschließen.
Wer seinen Jahresabschluss nach wie vor beim Steuerberater erledigen lassen möchte, sollte abklären ob dieser mit dem geplanten Buchhaltungsprogramm arbeiten kann. Ist die Buchhaltungssoftware Datev-kompatibel. Wie umständlich ist die Eingabe für den Steuerberater, falls das nicht so ist. Welche zusätzlichen Kosten entstehen dadurch.
Alles dieses sollte man vor der Entscheidung für ein eigenes Buchhaltungsprogramm überdenken.
Welche Kriterien sind bei einer Buchhaltungssoftware entscheidend?
Es ist sicherlich nicht leicht, sich für eine Buchhaltungssoftware zu entscheiden. Man muss sich allerdings nicht nur vom Angebot leiten lassen, sondern sich genau darüber im Klaren sein, welche Anforderungen man stellt und vor allem, welche Aufgaben mit dem Buchhaltungsprogramm gelöst werden sollen. Ausschlaggebend ist auch das Thema der Vorkenntnisse des Bedieners. Ebenso sollte man den Service des Anbieters mit berücksichtigen.
Was muss das Buchhaltungsprogramm leisten? Will man lediglich seine Buchhaltung erfassen und alles andere dem Steuerberater überlassen, dann reicht in den meisten Fällen eine kleinere Lösung. Das Buchhaltungsprogramm sollte auf in diesem Fall auf jeden Fall Datev-kompatibel sein, eine Datev-Schnittstelle haben und ein integriertes Elster-Modul besitzen. Wer keine Buchhaltungsvorkenntnisse hat, sollte auf die einfache Bedienbarkeit der Buchhaltungssoftware achten. Oftmals kann man Buchungsvorlagen anlegen und damit die Buchhaltung weitgehend automatisieren. Das Anlegen dieser Vorlagen erfordert jedoch einige Buchhaltungskenntnisse. Oft können diese Buchungsvorlagen auch durch den Steuerberater oder seine Mitarbeiter angelegt werden.
Damit ist die Buchhaltung weitgehend automatisiert und viele Geschäftsvorfälle sind bereits angelegt und werden über eine Einnahmen/Ausgaben Funktion in der Buchhaltungssoftware richtig verbucht.
Wer jedoch seine Jahresabschlüsse selber erstellen möchte, der benötigt ein Buchhaltungsprogramm, das dieses auch korrekt leistet.
Ein Abschreibungsrechner sollte dann vorhanden sein und eine integrierte Online Hilfe wäre auch sinnvoll. Ist man zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet, dann muss das Buchhaltungsprogramm noch ausgereifter sein. In diesem Fall sind allerdings auch Buchhaltungskenntnisse notwendig. Denn hier kann auch die beste Buchhaltungssoftware nur soviel leisten wie der Bediener.
Sind Vorkenntnisse erforderlich?
Sind Vorkenntnisse bei der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware erforderlich?
Es hat seinen Sinn, dass Buchhaltung in der Berufsausbildung zum Kaufmann oder Steuerfachangestellten gelehrt wird. Wenn Buchhaltung so einfach wäre, wie es manche Buchhaltungsprogramme suggerieren, wäre diese Ausbildung nicht notwendig sondern jeder könnte diese Arbeit ausführen.
Eine moderne Buchhaltungssoftware erleichtert jedoch vieles. Viele Vorgänge werden automatisiert und ganz einfach über eine Einnahme/Ausgabefunktion erfasst. Hierbei kann der Bediener kaum einen Fehler machen, es sei denn er gibt falsche Beträge oder Steuersätze ein. Da sind die Buchhaltungsprogramme ziemlich sicher. Es gibt in einer guten Buchhaltungssoftware auch ausreichend Sicherungen, Möglichkeiten die Stände der Finanzkonten der Buchführung mit den tatsächlichen Ständen abzugleichen, so dass Fehler hier sofort auffallen.
Fast jede gute Buchhaltungssoftware bietet auch eine vorangelegte Übungsfirma an. In dieser Übungsfirma kann der Anwender sich mit der Buchhaltungssoftware vertraut machen und erst einmal üben, bevor es zur Anlage der eigenen Firma kommt. Auch durch die Anlage der Firma helfen die Buchhaltungsprogramme dem Anwender gut hindurch.
Hier muss der Bediener jedoch wissen, welche Art der Buchführung er überhaupt macht, welchen Kontenplan er bebucht und welche Konten noch angelegt werden müssen. Das muss im Zweifel beim Steuerberater nachgefragt werden. Oftmals wird auch der Steuerberater die Firmenanlage durchführen oder von einem seiner Mitarbeiter durchführen lassen.
Spätestens wenn es zum Jahresabschluss kommt, sollten jedoch Buchhaltungskenntnisse vorhanden sein. Denn es werden Abschlussbuchungen fällig, es müssen Rückstellungen gebucht werden, Damnum und Disagio erfasst und Abschreibungen gebucht werden. Für diese Arbeiten sind umfassende Kenntnisse unumgänglich. Wer diese Arbeiten nicht abgeben möchte, sondern selber ausführen will, der sollte Kenntnisse in der Buchhaltung besitzen. Diese Arbeiten können nicht vom Buchhaltungsprogramm automatisiert werden.
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